TravailleursDuWeb se BLACK OUT contre HADOPI

TDWCamp – ce que j’ai appris en l’organisant

Publié le 29 April 2009, par Babozor dans la catégorie Organisation, méthodo..., Rencontres, Camps, etc..., TDWCamp

Promis ce sera le dernier post sur le barcamp de Samedi dernier… mais en même temps je penses que ce sera celui qui risque d’être le plus intéressant.
Le but est de faire un mini-debriefing avec les choses qui se sont bien passées et celles qui auraient pu être améliorés.

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Savoir s’entourer
C’est la première leçon que m’a apporté cette organisation de barcamp, avoir des contacts, des potes ça aide (beaucoup!).
En effet grâce à l’amazing Mathieu Costes (de LaRuche et ExplorateurDuWeb) beaucoup moins de galères que prévu, puisque c’est lui qui m’a refilé de très bons plans (en particulier pour la salle et les tshirts), et éviter le boulot harassant de sélectionner salle et presta pour les tshirts (un grand merci à lui par la même occase et à son éternel sourire) est un très gros plus.
Ensuite et surtout merci aux autres potes qui m’ont filé un coup de main et tout particulièrement Fred, qui m’a soutenu, apporté des idées et offert un super coup de main logistique… il m’a baladé à droite à gauche avec sa voiture, aidé à trimballer le bordel à mettre en place le matin, etc… seul je m’en serais pas sorti ou alors pitoyablement. Donc merci à Fred et à tous les autres de bonne volonté.
Un dernier merci à ma femme: Ani, qui a rassemblé tout son courage pour affronter cette cohorte bizarre de geek et TravailleursDuWeb… et venir m’aider à mettre en place le matériel, etc. (elle a aussi supporté mes idées bizarres et farfelues depuis quelques années, ce qui lui vaut au moins un prix Nobel)

Impossible de tout faire tout seul
J’avoues je suis un peu control-freak sur les bords et j’aime bien, surtout pour une première fois, tenter de maîtrise le plus de choses… en tout cas au niveau de l’organisation. C’est rassurant (pour moi d’avoir le speudo contrôle sur les choses) mais pas ou peu jouable. On ne peut pas avoir les yeux partout, tout faire. Typiquement pendant le barcamp j’étais censé twitter avec le compte spécial TDWCamp, mettre à jour le wiki, etc… et en fait j’ai pas eut le temps. J’aurais pu confier cette tâche à quelqu’un d’autre mais j’y ai simplement pas pensé.
Pour le prochain, j’essayerais d’utiliser les énergies et volontés positives de tout le monde et tenter de déléguer un peu.

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Quelques oublis mineurs
J’ai eut la chance pendant ce barcamp de ne pas avoir de catastrophe majeur: on avait du courant, du wifi, un lieu super cool, de la bouffe, mais certains oublis… que je mettrais dans ma liste pour la prochaine édition:
– café: ben ouais je suis pas accroc au café, donc j’en bois tout simplement pas, donc j’ai oublié de prévoir le café (heureusement Mathieu viellait au grain)
– couteau: à part quelques uns ramenés de ma cuisine, j’avais pas prévu de couteau en plastoc et j’avoues étaler les rillettes avec les doigts c’est pas top (ça aussi c’est noté)
– meilleur information: afficher clairement (et sans se tromper) le code d’accès wifi, le hashtag pour le barcamp (pour twitter, flickr), etc.

L’organisation: ne rien oublier – timing
Ma plus grosse peur en entamant l’organisation de ce barcamp était la masse de travail à fournir… et là semi-étonné puisque:
1. c’est pas la mort et pas aussi difficile que ce que je pensais (principalement dû au fait des bons plans tous cuits de Mathieu)
2. rien d’infaisable, au contraire
3. c’est le timing qui est crucial
La principale chose qui m’a aidé pour ce barcamp: des listes de choses à faire (sur mon fidèle TaskPaper), de gens à appeller, etc… découpés en plusieurs catégories:
– sponsors (les gens à appeler, rappeler, mailer, etc)
– lieu (câler la date, s’assurer des conditions, etc)
– goodies (les prestats, pseudo-design, commande, paiement, etc.)
– communication (ne pas oublier d’essayer de faire du bruit autour du barcamp, etc.)
Comme je le disais le plus dur était le timing, s’assurer que le jour dit tout soit là et prêt (voir même une semaine avant histoire d’avoir de la marge): bouffe, tshirt, stickers, etc. prendre en compte les délais de fabrication, de livraison, les impondérable, etc. Là encore coup de chance puisque tous mes interlocuteurs (LaStickerie, l’atelier des arcanes, mon charcutier) ont été plus que coopératifs, super sympas et très arrangeants (ce qui montre une fois de plus que s’entourer et/ou faire du business avec des gens avec qui le courant passe n’est jamais une mauvaise chose).

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Tout l’argent sur la table
Le but n’était pas de se faire du fric ou d’épater la gallerie, mais d’avoir les meilleurs conditions possibles durant le barcamp… donc avec un budget correcte (puisque tout compris le budget global final s’élevait à 1850 euros), pas trop serré, ni trop large… mon but était que tout le monde se sentes bien. Au début j’étais parti sur un plan moisi de bourgeois, où j’ai passé une semaine à observer les menus bizarroïdes de traiteurs certes prestigieux, mais chers, et franchement quand je lis le menu, si on doit m’expliquer ce qu’il y a dedans c’est mal parti. Au bout d’un moment je me suis dit qu’il fallait recentrer le débat: si il y a bien une chose que je connais (et mon ventre peut en témoigner) c’est la bouffe.
J’ai donc décidé de voir ce que j’aimais et ce qui étais pratique à faire/manger… je suis allé voir le charcutier de mon quartier (qui fait de la charcutaille maison de ouf) lui ai fait une grosse commande, chopé 20 baguette dans la boulangerie qui claque à côté de chez moi (sélectionner des bons produits que je connais plutôt que des trucs de bourgeois), on a fait les courses avec Fred, et j’ai passé quelques heures à faire salade de riz et de pâte, et hop c’est plié.
Rien de follichon, mais on a utilisé les 500 euros de budget pour la bouffe à son potentiel maximum: de la bouffe de qualité, en quantité (les barcamps ça donne faim) des trucs que mon (gros) ventre à testé et approuvé. Je penses que globalement ça a été une bonne décision, puisque à vue de pif 80% de la bouffe a été avalée (le reste à été distribué ou fini un peu plus tard à LaCourDesMiracles) et avec plutôt du plaisir.
By the way un dernier grand merci à tous les sponsors qui nous ont suivi et fait confiance (et sans eux pas de barcamp): Busineo, Altaïde, Altrasys, Eklablog, Azimut, Bloxx

Donc plein de choses à retenir, principalement que un barcamp c’est cool quand on y participes et c’est rigolo et très instructif à organiser. Quelques petites choses à améliorer pour le prochain, mais globalement expérience très intéressante et très enrichissante, puisqu’elle m’a permit de toucher à un domaine inconnu: l’organisation d’événement.

Aucune idée de la date de la tenue du prochain (à vous un peu de le réclamer) et certainement la prochaine édition en province (pour casser un peu le parisianno-centrisme exacerbé)
Evidemment, comme d’habitude les commentaires sont les bienvenus.



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